Das Steuerrecht hält besonders für den Selbstständigen viele Tücken bereit. Beliebtes aber auch leidiges Thema ist häufig das Fahrtenbuch. Wer sich näher mit dem Thema beschäftigen muss, sieht sich vielen Fragen gegenüber, die man beantworten muss.
Zunächst ist zwischen zwei Methoden zur Besteuerung der mit dem Firmenwagen privat gefahrenen Kilometer zu unterscheiden:
Die Ein-Prozent-Pauschalmethode ist nur möglich, wenn bei Selbständigen der Geschäftswagen mindestens zur Hälfte betrieblich genutzt wird. Damit können Selbständige die Ein-Prozent-Versteuerung nur erlangen, wenn der Firmenwagen zum notwendigen Betriebsvermögen gehört. Dabei wird für den Steuerpflichtigen monatlich 1% des Bruttolistenpreises als Privatanteil angesetzt. Dies führt insbesondere bei Gebrauchtwagen zu erheblichen Nachteilen.
Die zweite Variante ist die Ermittlung der Privatanteile mittels Fahrtenbuch. Für Unternehmer, die ihren Pkw überwiegend geschäftlich nutzen wird, sich die Fahrtenbuchmethode lohnen, denn dann ergeben sich nur geringe Privatanteile. Wichtig ist bei der Nutzung des Betriebsfahrzeuges für private Fahrten, dass für die Besteuerung des geldwerten Vorteils die Entscheidung immer für ein ganzes Kalenderjahr festzulegen ist. Sofern also die Wahl des Steuerpflichtigen auf die Führung eines Fahrtenbuchs fällt, ist es ab Jahresbeginn zu führen. Eine rückwirkende Korrektur ist nicht zulässig.
Im Falle einer tiefergehenden Prüfung stellt das Finanzamt konkrete und erhebliche Anforderungen an das Fahrtenbuch, in formeller und materieller Hinsicht. Nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs aus dem Jahr 2005 muss das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, es muss die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben. Das Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt,
- Reiseziel,
- Reisezweck und
- aufgesuchte Geschäftspartner.
Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen. Auf einzelne dieser Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die betriebliche/berufliche Veranlassung der Fahrten und der Umfang der Privatfahrten ausreichend dargelegt sind und Überprüfungsmöglichkeiten nicht beeinträchtigt werden (Quelle: BMF-Schreiben vom 18.11.2009, Az.: IV C 6 - S 2177/07/10004).
Fazit: Wenn ein Fahrtenbuch diesen formalen und materiellen Anforderungen nicht ausreichend entspricht, findet dann die Ein-Prozent-Pauschalmethode Anwendung, was zu unliebsamen Überraschungen beim Steuerbescheid führen kann. In diesem Falle sollten Sie sich ohne Zögern fachkundigen anwaltlichen Rat einholen, inwieweit diese nachteilige Besteuerungsmethode abgewendet werden kann.