Zugangsnachweis für E-Mail

In diesen Fällen bleibt dem Absender der Nachricht regelmäßig nur, seine Rechte in einem gerichtlichen Verfahren durchzusetzen. Voraussetzung für den Anspruch ist, dass der Empfänger der Nachricht diese auch erhalten hat. Erklärt er im Prozess, die besagte Nachricht nicht erhalten zu haben, muss der Absender der Nachricht beweisen, dass die Nachricht dem Gegner zugegangen ist. Hier stellt sich die Frage, ob die Nachricht bereits dann als zugestellt gelten kann, wenn der Empfänger nach dem Versenden der Nachricht keine Meldung über die Unzustellbarkeit der E-Mail erhält.

Mit dieser Frage hatte sich im Januar 2022 das Landesarbeitsgericht Köln auseinanderzusetzen (LAG Köln, 11.02.2022 zum Az.: 4 Sa 315/15). Die Beteiligten stritten in dem Verfahren um die Frage der Rückzahlung eines arbeitgeberseitig gewährten Darlehens für die Finanzierung einer Fortbildung. Die Rückzahlung des Darlehens sollte dann entfallen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Angebot zur Übernahme in ein festes Arbeitsverhältnis anbietet. Als Frist für dieses Angebot wurde beginnend ab Ende der Fortbildung ein Zeitraum von 5 Jahren vereinbart. Am letzten Tag der Frist sandte dann der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer das Beschäftigungsangebot. Er konnte anhand des Postfaches nachweisen, dass die E-Mail im Postausgang vermerkt wurde. Der Posteingang wies keine Meldung zur Unzustellbarkeit auf. Der Arbeitnehmer verwies darauf, das Angebot erst drei Tage später in seinem Mailpostfach erhalten zu haben. Daraufhin wurde auch das Arbeitsverhältnis begonnen.

Die Richter urteilten, dass eine Rückzahlung des Fortbildungsdarlehens nicht zu erfolgen hat, weil es Aufgabe des Arbeitgebers sei zu beweisen, dass die Nachricht rechtzeitig zugegangen sei. Allein der Umstand, dass es keine Fehlermeldung gab, reicht dafür nicht. Der Absender kann nicht sicher sein, dass die Nachricht rechtzeitig zugeht und trägt damit auch das Risiko. Dem kann er nur mit einer Lesebestätigung begegnen. Das Problem der Lesebestätigung ist aber, dass die Empfänger diese häufig nicht abgeben. Daher ist in Fällen, in denen es auf den Zugang einer Frist ankommt, dringend anzuraten noch flankierende Maßnahmen zu ergreifen. Das kann beispielswiese so passieren, dass eine Mitarbeiterin den Empfänger anruft und sich den Eingang der E-Mail bestätigen lässt. Im Streitfall kann die besagte Mitarbeiterin dann als Zeugin auftreten oder man hält es weiterhin klassisch mit der Post und versendet ein Einwurf-Einschreiben.
Ob ggf. die Outlook-Funktion „Zustellbenachrichtigung anfordern“ ausreicht, ist in der Rechtsprechung noch nicht geklärt.