Die Prozesskostenhilfe muss schriftlich oder zu Protokoll der Geschäftsstelle bei dem Gericht beantragt werden, das für den Zivilprozess zuständig ist. Das Gericht prüft anhand der Unterlagen, ob und in welcher Höhe ein Anspruch besteht.
Soweit Prozesskostenhilfe für das beabsichtigte gerichtliche Verfahren bewilligt wird, ist jedoch immer zu berücksichtigen, dass hierdurch nicht die vollständigen Kosten eines Prozesses abgedeckt werden. Wird Prozesskostenhilfe bewilligt, muss sich die Partei an den Gerichtskosten und den Kosten des eigenen Rechtsanwaltes je nach den finanziellen Verhältnissen nicht oder nur in Höhe der gesetzlich festgelegten Ratenzahlungen beteiligen. Nicht umfasst sind jedoch die Kosten der gegnerischen Partei. Hier bleibt es bei dem Grundsatz, dass diese letzten Endes von der Partei getragen werden muss, die das Gerichtsverfahren verliert.
Wichtig zu wissen ist auch, dass bis zum Ablauf von vier Jahren ab Beendigung des Verfahrens die zunächst mit der Prozesskostenhilfe unterstützte Partei zu Zahlungen herangezogen werden kann, wenn sich die finanziellen Verhältnisse wesentlich verbessern. Die einmalig bewilligte Prozesskostenhilfe stellt somit keine Garantie dafür dar, sich überhaupt nicht bzw. nur teilweise an den Kosten eines gerichtlichen Verfahrens beteiligen zu müssen. Auch muss die Partei damit rechnen, selbst bei einem obsiegenden Urteil noch nachträglich die Prozesskostenhilfe zurückzahlen zu müssen.
Dieser Fall kann dann eintreten, wenn durch die zuständige Landesjustizkasse die entstandenen Aufwendungen im Rahmen eines Zwangsvollstreckungsverfahrens von dem Kostenschuldner nicht eingetrieben werden können.
Dieser Fall kann auch dann eintreten, wenn die unterlegene Partei, die an sich die Kosten des Verfahrens zu tragen hat, insolvent geworden ist. In einem solchen Fall kann dieser Erstattungsanspruch auch bei der zunächst mit Prozesskostenhilfe unterstützten Partei eingefordert werden, wenn sich die Vermögenssituation zwischenzeitlich entsprechend verbessert hat.